Un sistema de administración contractual (“SAC”) es un sistema que aplica reglas de negocios para administrar contratos, incluyendo la solicitud de origen, el proceso de negociación, el cierre documental, el repositorio (virtual, físico, o ambos), y administración post-cierre. Un SAC permite a las personas y sistemas dentro de la organización el acceso, análisis y reacción oportuna con relación a información contenida en contratos. Sirve para mejorar la eficiencia, consistencia, reporteo y control del contenido contractual de una organización. Es decir, habilita una mejor administración de riesgos, control presupuestal y proceso de análisis y toma de decisiones.

Los SACs varían desde simples sistemas de bases de datos que permiten a las compañías encontrar sus formatos básicos de contratos y rastrear información (i.e. vigencias, penas, renovaciones, etc.) a la administración de ciclos de vida, o inclusive análisis estadístico de variables dentro de un universo determinado. Mientras más grande sea el volumen de contratos que deba administrar una empresa, más recomendable es diseñar un SAC robusto apalancado en el uso de tecnología. Esto permite a la empresa crear sistemas y asignar variables particulares por prioridades.

10 beneficios que tiene el uso de los SACs, son:

1. Proceso linear de contratación y mejora de tiempos.
2. Reducción de sobrecostos.
3. Mejora consistencia de contratos y procesos.
4. Mejor control de riesgos y reconocimiento de ingresos
5. Visión estadística de temas económicos.
6. Permite al personal de concentrarse en trabajo de valor agregado.
7. Mejor comprensión de acuerdos.
8. Mejora de procesos de modificación y renovación.
9. Mayor visión de oportunidades de ventas cruzadas o incrementos en ventas.
10. Mejor integración de contratos y procesos relacionados de compañías adquiridas, o para disposición de portafolios.

Las 5 características que debe tener el SAC que busques implementar, son

1. Crear de contratos: para apoyar en el proceso de negociación, diseño de formatos de contratos, bibliotecas de clausulado, aprobaciones, flujos de trabajo, firma electrónica, y controles de auditoría;
2. Contar con un repositorio de contratos: buscador de contratos, cláusulas e información de negocios;
3. Administración contractual: para automatizar y controlar los procesos contractuales administrativos, incluyendo administración de cumplimiento (compliance management), modificaciones y renovaciones;
4. Reportes y análisis: para monitorear y reportar sobre el desempeño contractual y operativo, así como soporte de riesgo y evaluaciones basadas en supuestos; y
5. Integración y servicios: para integrar e interoperar con aplicaciones de negocios, y proporcionar servicios de soporte.

En paralelo al SAC mismo, el uso de una firma electrónica adecuada permite a la empresa no solamente administrar contenido y procesos del SAC, sino efectivamente operar el SAC frente a terceros con mucha agilidad. Salvo por temas regulatorios que específicamente lo prohíban, actualmente las leyes Mexicanas permiten plenamente el uso de firma electrónica e intercambio de mensajes de datos, como para que una empresa pueda diseñar un SAC que no sea solo repositorio, sino plenamente operativo, frente a sus contrapartes.

Con un buen SAC y el uso de firma electrónica, el panorama pinta para vez mejor para las empresas. Van quedando atrás los temas de papel, y el factor desplazamiento físico y logístico. En un mismo día, una empresa puede firmar en todo el país cientos de documentos, todos ejecutables. Hoy hay formas inteligentes para una mejor administración de riesgos, visibilidad para toma de decisiones, y mejora operativa y económica.